61. Редактирование диаграммы. Изменение типа диаграммы. Изменение надписей диаграммы.

Изменение типа диаграммы

Если созданный тип диаграммы не устраивает, можно его изменить. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы, затем в контекстном меню выберите команду Изменить тип диаграммы. При этом снова отображается диалоговое окно Вставка диаграммы. Выберите новый тип диаграммы, например График, после чего щелкните мышью на кнопке ОК.

Изменение источника данных

Возможно изменение источника данных для созданной прежде диаграммы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы, затем в контекстном меню выберите пункт Выбрать данные. После выполнения этой команды отобразится диалоговое окно Выбор источника данных.

В поле Диапазон данных для диаграммы указывают диапазон ячеек, служащих источником данных для диаграммы.

На панели Элементы легенды (ряды) можно добавить новые записи, отредактировать либо вовсе удалить прежние записи.

На панели Подписи горизонтальной оси (категории) можно удалить или изменить надписи на горизонтальной оси диаграммы.

Кнопка “Строка/Столбец” используется для взаимной замены данных на осях.

 Система управления базами данных. Основные типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая. Формы базы данных. Структура базы данных.

СУБД (Система Управления Базами Данных) – комплекс программ, предназначенных для автоматизации создания, хранения и извлечения данных из Баз Данных.

Современными СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Среди наиболле ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach Microsoft Access Borland dBaseBorland Paradox Microsoft Visual Bacis, а так же баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер».

Современные СУБД являются объектно-ориентированными и реляционными. Основной единицей является объект, имеющий свойства и связи между объектами. СУБД используют несколько моделей данных: иерархическую и сетевую (с 60-х годов) и реляционную (с 70-х годов). Основное различие данных моделей состоит в представлении взаимосвязей между объектами.

БД может быть основана на одной модели или на совокупности нескольких моделей. Любую модель данных можно рассматривать как объект, который характеризуется своимим свойствами (параметрами), и над ней, как над объектом, можно производить  какие либо действия.

Существуют три основных типа моделей данных – реляционная, иерархическая и сетевая.

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ. Термин «реляционный» (от лат. relatio – отношение) указывает прежде всего на то, что такая модель хранения данных построена на взаимоотношении составляющих её частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив и двухмерную таблицу, а при создании сложных информационных моделей составит совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а столбец – полем. Реляционная модель данных имеет следующие свойства:

• каждый элемент таблицы – один элемент данных;
• все поля в таблице являются одинарными, то есть имеют один тип;
• одинаковые записи в таблице отсутствуют;
• каждое поле имеет уникальное имя;
• порядок записей в таблице может быть произвольным, и характеризуются количеством полей, типом данных.

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ. Иерархическая модель БД представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

• Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

       Свойства иерархической модели данных следующее:

• Несколько узлов низшего уровня связано только с одним узлом высшего уровня;
• Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень), не подчиненную никакой другой вершине;
• Каждый узел имеет свое имя (идентификатор);
• Существует только один путь от корневой записи к более частной записи данных.

СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ. Сетевая модель БД похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Рассмотрим все этапы создания и принципы работы с базами данных на примере СУБД Microsoft Access.

Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ на программирование специализированной системы “под себя”. Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Ранние версии этой программы имели номера Access 2.0, Access 95 и Access 97. Последняя версия — Access 2007 входит в состав пакета Office 2007. Далее мы будем говорить о программе Access 2007, имея в виду общие свойства разных версий.

В то же время работа с Access 2007 не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в Access, ее внешний вид играет важную роль. Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.

Затем все “Доступные поля” переведем в “Выбранные поля”, выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль – официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

 Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов. В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится. Для того чтобы легко усвоить понятие структуры базы данных, надо представить себе пустую базу, в которой пока еще нет никаких данных. Несмотря на то, что данных в базе нет, информация в ней все-таки есть. Это структура базы, то есть набор полей. Они определяют, что будет записано в эту базу, и в каком виде.

63. Запуск программы Microsoft Access. Пользовательский интерфейс Microsoft Access, новое расширение имени файла.

Запуск на выполнение Ассеss 2007:

а) двойной щелчок на ярлыке программы находящегося на рабочем столе;

б) щелчок на ярлыке программы на панели быстрого запуска;

в) Пуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007;

• Лента OfficeОбласть в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды.
  • Вкладка командКоманды, собранные по определенным логическим связям.
  • Контекстная вкладка командВкладка с командами, зависящими от контекста — объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.
  • КоллекцияЭлемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.
  • Панель быстрого доступаЕдинственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.
• Область переходовОбласть в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.
• Вкладки документовТаблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы отображаются в виде документов на вкладках.
• Строка состоянияПолоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление.
• Мини-панель инструментовПрозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его.

В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:

• accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;
• accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;
• accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;
• accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме
• выполнения.

64. Структура рабочего экрана Access. 65. Основные команды ленты Access (меню). Вкладки: Главная. Создание. Внешние данные. Работа с базами данных. Режим таблицы.

Структура рабочего экрана Ассеss 2007

В верхней части экрана находятся лента, вкладки которой содержат команды для ра­боты с базами данных.

• Главная. Здесь “прописаны” основные команды, обеспечивающие поиск, фильт­рацию, сортировку, работу с записями таблиц, а также выбор представления дан­ных, операции с буфером обмена и настройка параметров шрифта (рис. 6).

Рис. 6. На этой вкладке содержатся “главные” команды Ассеss 2007.

• Создание. Как и следует из названия, на этой вкладке находятся команды, обес­печивающие создание основных структурных элементов базы данных — таблиц, форм, отчетов и запросов. Именно эта вкладка является определяющей в деле соз­дания основных компонентов базы данных (рис. 7).

Рис. 7. Команды, находящиеся на этой вкладке, обеспечивают создание основных компо­нентов базы данных.

• Внешние данные. Команды, находящиеся на этой вкладке, обеспечивают орга­низацию импорта-экспорта данных, а также позволяют организовать сбор данных (рис. 8).

Рис. 8. Здесь находятся команды, предназначенные для организации обмена внешними данными

• Работа с базами данных. Команды, помещенные на этой вкладке, обеспечива­ют поддержку созданных баз данных, а именно доступ к макросам, отображение-сокрытие различных элементов баз данных, перемещение данных, а также другие операции в рамках поддержки баз данных (рис.9).

Рис. 9. Команды, находящиеся на этой вкладке, обеспечивают поддержку уже созданных баз данных.

• Режим таблицы. На этой вкладке находятся команды, предназначенные для ра­боты с таблицами (рис. 10).

Рис. 10. Эта вкладка включает команды, предназначенные для работы с таблицами.

В нижнем правом углу рабочего экрана находятся кнопки режимов просмотра. Изна­чально выбран режим таблицы, но вы можете переключиться в режим конструктора.

В левой части рабочего экрана находится так называемая «Область переходов», кото­рая появилась в версии Ассеss 2007, поэтому заслуживает более подробного рассмотрения.

66. «Область переходов» Access.

Область переходов.Эта область (см. рис. 11) заменяет собой «окно базы данных» (в прежних версиях Ассеss), ее также мож­но использовать вместо кнопочных форм (экранов, используемых для выполнения обыч­ных задач, например, для запуска отчетов или закрытия базы данных).

Именно в этой области происходит запуск на выполнение объ­ектов базы данных (таблиц, отчетов, форм и т.д.) и последующее управление ими. Например, отчет запускается из области перехо­дов. Если требуется изменить структуру отчета, можно открыть его из области переходов в режиме конструктора.

Рис. 11. Пока что  область  переходов отображает созда­ваемую таблицу .

Как только пользователь открывает новую или существующую базу данных в Ассеss 2007, объекты этой базы данных (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и другие) отображаются в об­ласти переходов (рис.11).

По умолчанию область переходов отображается при открытии базы данных в Ассеss 2007, заменяя окно базы данных, использо­вавшееся в более ранних версиях Microsoft Ассеss. Если для вы­полнения определенной задачи в предыдущей версии Ассеss пред­назначалось окно базы данных, в новой версии используется область переходов. Например, если нужно выполнить отчет или ввести данные непосредственно в новую строку, следует открыть таблицу из области переходов.

В новой версии Ассеss область переходов можно использовать не только для выполнения стандартных задач, но и для импорта дан­ных из Microsoft  Office Exsel 2007 или службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 либо экспорта данных в эти приложения. Можно также использовать новую возможность сбора данных, в эти приложения.

Область переходов обеспечивает ряд преимуществ по сравнению с использовавшимися раньше кнопочными формами. Знанию с использовавшимися раньше  формами. Например, можно управлять объектами базы данных (копировать, удалять, изменять их структуру и т.д.), что было невозможным с помощью кнопочных форм. Кроме того, область переходов всегда остается видимой на экране в отличие от кнопочных форм, которые могут быть закрыты другими окнами.

Если не нужно просматривать сразу все объекты базы данных, а создание кнопочных форм нежелательно, можно создать пользовательские категории и группы объектов базы данных и отобразить в области переходов только эти категории и группы. Предположим, пользователь по утрам в пятницу запускает набор из трех отчетов. Чтобы не искать эти отчеты в списке объектов базы данных, можно создать специальную категорию в области переходов и поместить в нее группу ярлыков для нужных отчетов.

Кнопочные формы, созданные в предыдущих версиях Ассеss, можно открыть и запус­тить в Ассеss 2007, но их поведение может отличаться. Например, в предыдущих версиях Ассеss многие кнопочные формы содержали кнопку или другой элемент управления для ото­бражения окна базы данных. При щелчке на этом элементе управления в Ассеss 2007 указа­тель мыши перемещается в область переходов, поскольку она заменяет окно базы данных.

67. Элементы БД. Таблицы. Структура таблиц базы данных. Поля, записи. 68.Основные понятия структур баз данных: Запросы. Формы. Отчеты. Макросы. Модули. Схема базы данных.

ЭЛЕМЕНТЫ БД. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ.

Таблицы – основные объекты база данных. В них хранятся данные.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядычивают, фильтруют, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдаются приемлемом для пользователя виде.

Макросы – это самые простые средства автоматизации выполнения повторяющиихся операций.

Модули – это программные процедуры, описанные на языке Visual Basic for Application.

БД Access, как и большинство других баз данных, имеют табличную структуру. Это позволяет присвоить каждой записи своё – образный адрес, который будет определяться пересечением строк и столбцов. Напомним: в базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру баз данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.Поля – это основные элементы структуры баз данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносит в поле, а какие – нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле, например, совершать математические операции. Поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Ее не надо путать с именем поля, хотя если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля. Разным полям, например, можно задать одинаковые подписи. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

Основное свойство текстового поля – размер (максимальный размер – 255 символов).

69. Типы данных, выбираемых в полях Access: Текстовый, Поле МЕМО, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Вложение, Гиперссылка, Мастер подстановок.

Таблица 1.1. Типы данных, выбираемых в полях Access 2007

70.Свойство полей базы данных.

Свойства полей

И опять мы вернемся к полям, чтобы рассмотреть их важнейшие характеристики, именуемые  свойствами полей. Используя значения свойств полей, можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей. Например, можно отформатировать числа, чтобы сделать их более удобочитаемыми, а определить условие на значение, которому должны отвечать данные, вводимые в поле.

При просмотре и изменении данных в Access 2007 используются значения свойств полей. Например, свойства Формат, Маска ввода и Подпись определяют представление данных в таблице и запросах в режиме таблицы. Кроме того, все элементы управления в новых формах и отчетах, основанные на этих полях таблицы, по умолчанию наследуют же самые значения свойств. Другие свойства используются, чтобы задать значения по умолчанию в поле или сделать значение обязательным при каждом добавлении или изменении данных в этой таблице.А теперь опишем, каким образом можно задавать свойства полей в режиме конструктора таблиц.

1. Откройте таблицу в режиме кон­структора. В верхней части сетки конструктора таблицы щелкните на поле, для которого необходимо за­дать свойства (или перейдите в это поле с помощью клавиш стрелок). Свойства для этого поля отобра­жаются в нижней части сетки конструктора таблицы (рис. 28). Свойства, кото­рые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

Рис. 28. Так выглядит перечень свойств поля.

2. В разделе Свойства поля в нижней части этого окна щелкните на поле для свойст­ва поля, которое необходимо задать, или нажмите клавишу <F6> и перейдите к это­му свойству с помощью клавиш стрелок.
3. Введите значение для свойства или, если справа в окне свойств отображается стрелка, щелкните на этой стрелке для выбора значения в списке значений для этого свойства. Если требуется больше места для ввода или изменения значения свойства в окне свойств, нажмите клавиши <Shift+F2> для отображения поля Область ввода. Если требуется помощь в создании маски ввода или условия на значение, щелкните на кнопке с изображением многоточия рядом с окном свойств для отображения соответствующего построителя.
4. Теперь осталось сохранить изменения в таблице. Для этого щелкните левой кноп­кой мыши на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.