Создание таблиц Ассеss

 71)Создание таблиц Ассеss

Данные в реляционной базе анных хранятся в таблицах, не является исключением из этого правила и Ассеss 2007. Для создания таблицы может применяться один из следующих способов: в момент создания новой базы данных, вставка таблицы в существующую базу данных, а также импорт или создание ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Exsel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл,  либо другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматиче­ски вставляется новая пустая таблица, в которую можно ввести данные, позволяющие начать определение полей.

Приступим к созданию новой таблицы в составе существующей базы данных, для чего следует выполнить следующие действия.

Рис. 20. С помощью этой группы команд можно создать новую таблицу.

1. Запустите на выполнение Ассеss 2007
2. В окне «Начальный экран программы» щелкнуть по значку «Новая база данных».
3. В подокне «Новая база данных» введите имя файла и укажите адрес файла (см. Рис. 4.)
4. Теперь перейдите на вкладку Создание, затем в группе Таблицы щелкните на кнопке Таблица (рис. 20).

Создание новой таблицы

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает пер­вичный ключ и назначает полю имя Код и тип данных Счетчик (смотри  рис 5). Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Для перехода в режим конструктора воспользуйтесь одним из следующих способов:

1. Щелкните правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выбе­рите команду Конструктор.
2. Щелкните мышью на кнопке Конструктор в панели состояния Access.

При переходе из режима Таблицы в режим Конструктор  откроется диалоговое окно «Сохранение», где необходимо вписать имя таблицы «Студенты».

В режиме Конструктор создаем структуру таблицы  (см. рис 23, 24):

1. В столбец «Имя поля» вводим названия полей, например, «код студента».
2. Определяем типы данных в полях, например, для поля «код студента» из раскрывающего списка выберем тип поля «числовой».
3. Определяем свойство поля, например, Тип данных «числовой» размер поля выбираем из раскрывающего списка «целое».

Рис. 23. Режим Конструктор.

Рис. 24. Режим Конструктор.

Созданная таблица отображается ярлычком  в левой части экрана. Потом там  же появятся созданные запросы, формы, отчеты, макросы.  Ярлычки этих объектов будут оставаться там постоянно.

Для сохранения структуры таблицы нужно нажать на кнопку   и появившемся диалоговом окне выбрать кнопку «Да».

Чтобы заполнить созданную структуру (макет) таблицы необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы в области переходов и выб­рать команду «Открыть» (или открыть таблицу двойным щелчком).
2. Заполните макет таблицы.

72)Способы форматирования данных программы Microsoft office

 Работа с файлами в Ассеss 2007

Работа с файлами в Ассеss 2007 подразумевает их открытие и сохранение. Остановим­ся подробнее на описании этих операций.

Сначала рассмотрим открытие уже созданного файла. Создание нового файла требуется далеко не всегда. Гораздо чаще пользователь выполняет редактирование созданного файла. Суть этого процесса заключается в том, что открывается созданный файл (комбинация клавиш <Сtr1+O>). Или можно пойти более длинным путем, щелкнув мышью на большой круглой кнопке Оffiсе, а затем, выбрав в появившемся меню команду Открыть. Как бы вы ни поступали, результат будет один — диалоговое окно Открытие документа (рис.12).

Рис. 12. Выберите открываемый файл.

Теперь осталось щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке Открыть, после чего со­держимое выбранного вами файла появится на экране.

После создания или изменения созданного файла его нужно сохранить. Для выпол­нения этой операции нажмите комбинацию клавиш <Сtr1+S> (быстрое сохранение) или <Р12> (аналог команды Сохранить как в меню, вызываемом после щелчка на кнопке Officе). Можете также воспользоваться более “длинными” командами: кнопка Office →Сохранить как.

Обратите внимание, что при выборе команды Сохранить как можно выбрать сохра­нение отдельного объекта базы данных либо всю базу данных.

Если выбран последний вариант, на экране появится диалоговое окно Сохранение до­кумента (рис.13). В поле Имя файла введите название вашего файла, а в поле Тип файла выберите тип сохраняемого файла, после чего щелкните мышью на кнопке Сохранить. Как и в предыдущем случае, вы можете отказаться от идеи сохранения файла, если он вас в силу каких-либо причин не устраивает. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отмена.

Рис. 13. В этом диалоговом окне укажите имя и тип сохраняемого  файла.

Настройка рабочей среды

Панель быстрого доступа (см. рис 14)

Изначально эта панель включает три команды.

• Файл, “быстрые” клавиши <Сtг1+S>. Сохранение созданных (или измененных) файлов.
• Отменить, “быстрые” клавиши <Сtг1+Z>. Отмена выполненной операции. Как уже отмечалось, после щелчка левой кнопкой мыши на стрелке, находящейся справа от пиктограммы этой команды, отображается список из выполненных ко­манд. Вы можете отменить любую из выполненных команд.
• Вернуть, “быстрые” клавиши <Сtr1+Y>. Повторение выполненной операции.

Рис. 14. Панель быстрого дос­тупа, включающая самые “по­лезные” команды Асcess 2007.

Но прежде чем приступать к такого рода “радикальной” настройке, давайте попробу­ем просто изменить положение панели быстрого доступа. Для этого щелкните на двой­ной стрелке, находящейся в правой части панели быстрого доступа. После этого на экране отобразится меню, в котором нас пока что интересует только один пункт — Разместить под лентой. После этого панель быстрого доступа поместится под лентой, в области вкладки Главная, группа Буфер обмена. Если вы захотите ее вернуть обратно,  повторно выберите этот пункт. Правда, его название изменится. Теперь этот пункт меню называется Разместить над лентой.

Для настройки содержимого панели быстрого доступа щелкните на двойной стрелке, находящейся в правой части этой панели, затем выберите команды из заранее подготов­ленного списка, которые вы хотели бы видеть на панели быстрого доступа. Набор этих команд не слишком велик (в нашем Ассеss 2007 их  11, включая три команды,  помещенные на панели быстрого доступа).

При щелчке мышью на пункте Другие команды откроется  диалоговое окно Параметры Ассеss, раздел Настройка (рис.15).

Для начала добавим на панель быстрого доступа три часто используемые команды — Создать, Открыть и Таблица (создание таблиц базы данных).   Вообще говоря, эти команды находятся в меню Настройка панели быстрого доступа, которое отображается после щелчка мышью на двойной стрелочке, находящейся в пра­вой части панели быстрого доступа. Мы будем добав­лять эти две команды в разделе Настройка диалогового окна Параметры Ассеss.

Начнем с добавления команды Создать. Найдите ее в панели, отображаемой ниже поля Выбрать команды из, в котором выбрана категория Часто используемые команды. Итак, однократным щелчком левой кнопкой мыши выберите эту команду, затем щелк­ните на кнопке Добавить. Тут же эта команда появится в окне, в котором отображаются кнопки панели быстрого доступа. По умолчанию все команды в этом окне сортируются в алфавитном порядке. Если этот порядок вас не устраивает, можно его изменить.

Рис. 15. С помощью этого диалогового окна осуществляется

 настройка панели быстрого доступа.

Для этого используются кнопки с изображением стрелок, которые находится справа от этого окна. После закрытия этого окна значок этой команды окажется в левой части панели быстрого доступа. Если вы по ошибке добавили на панель не ту команду, можете избавиться от нее тут же.

• Список Настройка панели быстрого доступа. Два значения в этом списке — Для всех документов (по умолчанию) и Имя диска:/путь/имя базы_данных. aссdb — определяют область применения выполненных вами изменений. Первое, заданное по умолчанию значение определяет применение изменений в панели быстрого доступа ко всем базам данных, с которыми вы намереваетесь работать в будущем. Если же выбрать второе значение, то, как и следовало ожидать, измененная панель быстрого доступа появится только при работе с текущей базой данных, если же вы будете иметь дело с последующими базами данных, панель быстрого доступа вер­нется в исходное состояние.
• Флажок Разместить панель быстрого доступа под лентой. Этот флажок по­зволит, не покидая диалоговое окно Параметры Асcess, изменить положение панели быстрого доступа.

Текущая база данных

Щелчком левой кнопки мыши выбрать: Кнопка Office – Параметры Access – Текущая база данных.

В разделе Текущая база данных (см. рис. 16) диалогового окна Параметры Ассеss оп­ределяются параметры создаваемых баз данных. Рассмотрим подробнее параметры этого диалогового окна.

• Группа Параметры приложений. Набор параметров, находящийся в этой группе, обеспечивает “тюнинг” вновь создаваемых приложений Microsoft Оfficе Ассеss 2007: определение заголовка и значка приложения, параметры окна документа, формат хранения рисунков, а также некоторые другие параметры.
• Группа Переходы. Здесь определяются параметры описанной выше области пере­ходов. Флажок Область переходов (установлен по умолчанию) обеспечивает ото­бражение области переходов в рабочем окне Ассеss. После щелчка на кнопке Пара­метры переходов отображается диалоговое окно Параметры переходов (рис 16), в котором можно настроить состав объектов, отображаемых в этой области, а также способы работы с ними. Если вы имеете небольшой опыт общения с Ассеss 2007, оставьте все как есть, обычно этого достаточно.
• Группа Параметры ленты и панелей инструментов. Как и следует из назва­ния этой группы, здесь определяются параметры лент и панелей инструментов Ассеss 2007.
• Группа Параметры автозамены имен. Команды, находящиеся в этой группе, определяют способы, применяемые в процессе автозамены имен.
• Группа Параметры автофильтра для базы данных. Команды, входящие в со­став этой группы, определяют параметры автофильтра, применяемого в базе данных.

Рис. 16. В этом окне определяются параметры создаваемых баз данных в целом.

Рис. 17. Определите основные параметры вашего “пульта управления”.

    Параметры таблицы

В этом разделе диалогового окна Параметры Асcess (рис. 18) настраивается внеш­ний вид таблиц, создаваемых в Ассеss 2007.

Рис. 18. В этом окне определяются параметры таблиц, создаваемых в Ассess 2007.

А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.

• Группа Цвет по умолчанию. Команды, относящиеся к этой группе, определяют цвета отдельных элементов таблицы, заданные по умолчанию.
• Группа Эффекты сетки и ячеек. Команды, входящие в состав данной группы, позволяют отобразить-скрыть линии сетки, изменить заданную по умолчанию ширину столбцов, а также применять различные эффекты при отображении ячеек таблицы.
• Группа Шрифт по умолчанию. Команды из этой группы позволяют определить размеры, цвет, а также свойства шрифта, используемого для оформления созда­ваемых таблиц.

  Конструкторы объектов

В этом разделе диалогового окна Параметры Ассеss (рис. 19) определяются основ­ные параметры конструкторов объектов Асcеss.

А теперь остановимся подробнее на рассмотрении параметров в этом диалоговом окне.

• Группа Конструктор таблиц. Команды, входящие в состав этой группы, опреде­ляют типы и размеры полей, а также некоторые другие параметры конструктора таблиц.
• Группа Конструктор запросов. Здесь настраиваются параметры конструктора запросов.

 Рис. 19. Здесь определяются параметры конструкторов объектов Аccess

• Группа Формы и отчеты. Здесь задаются параметры, определяющие шаблоны форм и отчетов, а также способы их выделения.
• Группа Проверка ошибок. Набор флажков в этой группе обеспечивает проверку ошибок в процессе создания – изменения различных объектов Ассеss. Оставьте значе­ния по умолчанию, после чего Ассеss будет “отлавливать” все категории ошибок.

Таблицы

Как упоминалось раньше, в простой базе данных, такой как список контактов, исполь­зуется всего лишь одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется в качестве контейнера для всех объектов в базе данных, включая таблицы

73) Задание первичного ключа

Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код. Например, в таблице  «Контакты»  для каждого заказчика может определяться уникальный код заказчика, ко­торый будет являться первичным ключом этой таблицы. В качестве первичного ключа следует использовать поле, которое обладает следую­щими характеристиками. Во-первых, с его помощью может однозначным образом опре­деляться каждая строка. Во-вторых, весьма нежелательно, чтобы это поле было пустым. В-третьих, это поле не следует изменять.

Первичный ключ определяется для всех таблиц. На его основе конструируется индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, Access 2007 проверяет нали­чие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает пер­вичный ключ и назначает полю имя Код и тип данных Счетчик. Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Для определения (или изменения) первичного ключа следует выполнить такие действия:

1. Откройте таблицу в режиме конструктора (рис. 25). Выберите поле или поля, ко­торые будут использованы в качестве первичного ключа.

Рис. 25. Таблица в режиме конструктора.

2. Чтобы выделить одно поле, щелкните в области выделения строки нужного поля.
3. Для выделения нескольких полей щелкните в области выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
4. Теперь на вкладке Конструктор выберите группу команд Сервис и щелкните на кнопке Ключевое поле (рис. 26).

Рис. 26. Эти команды применяются для создания первичного ключа.

5. Выделенные нами поля Фамилия и Имя станут ключевыми, о чем свидетельствует пиктограмма с изображением ключика слева от каждого поля (рис. 27).

Рис. 27. Таким образом помечаются первичные ключи, входящие в состав таблицы.

Если требуется удалить созданный первичный ключ, то, находясь в режиме конструк­тора, выделите ключевые поля, затем на вкладке Конструктор выберите группу команд  Сервис и щелкните мышью на кнопке Ключевое поле.

74)  Свойства полей

И опять мы вернемся к полям, чтобы рассмотреть их важнейшие характеристики, именуемые  свойствами полей. Используя значения свойств полей, можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей. Например, можно отформатировать числа, чтобы сделать их более удобочитаемыми, а определить условие на значение, которому должны отвечать данные, вводимые в поле.

При просмотре и изменении данных в Access 2007 используются значения свойств полей. Например, свойства Формат, Маска ввода и Подпись определяют представление данных в таблице и запросах в режиме таблицы. Кроме того, все элементы управления в новых формах и отчетах, основанные на этих полях таблицы, по умолчанию наследуют же самые значения свойств. Другие свойства используются, чтобы задать значения по умолчанию в поле или сделать значение обязательным при каждом добавлении или изменении данных в этой таблице.

А теперь опишем, каким образом можно задавать свойства полей в режиме конструктора таблиц.

1. Откройте таблицу в режиме кон­структора. В верхней части сетки конструктора таблицы щелкните на поле, для которого необходимо за­дать свойства (или перейдите в это поле с помощью клавиш стрелок). Свойства для этого поля отобра­жаются в нижней части сетки конструктора таблицы (рис. 28). Свойства, кото­рые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

Рис. 28. Так выглядит перечень свойств поля.

2. В разделе Свойства поля в нижней части этого окна щелкните на поле для свойст­ва поля, которое необходимо задать, или нажмите клавишу <F6> и перейдите к это­му свойству с помощью клавиш стрелок.
3. Введите значение для свойства или, если справа в окне свойств отображается стрелка, щелкните на этой стрелке для выбора значения в списке значений для этого свойства. Если требуется больше места для ввода или изменения значения свойства в окне свойств, нажмите клавиши <Shift+F2> для отображения поля Область ввода. Если требуется помощь в создании маски ввода или условия на значение, щелкните на кнопке с изображением многоточия рядом с окном свойств для отображения соответствующего построителя.
4. Теперь осталось сохранить изменения в таблице. Для этого щелкните левой кноп­кой мыши на кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.

Таблица 1.2. Свойства полей в Access 2007

• 75) Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

              Таким образом, их функция – ввод и редактирование данных. Они позволяют работать с данными не только в режиме таблицы, но и использовать удобные формы для ввода, редактирования и просмотра данных.

Режим формы является альтернативой табличному режиму работы с данными, и многие пользователи предпочитают именно его, особенно когда полей в таблице очень много. Другими преимуществами формы являются возможность более удобного визуального представления каждой записи, использование длч работы различных вспомогательных элементов интерфейса, а также печать форм в качестве самостоятельных документов. Форму создают для отображения на экране компьютерных данных в удобном и привлекательном виде. Форму можно создавать вручную и автоматически.

После завершения создания необходимых таблиц вам потребуются формы, с помощью которых вводятся и изменяются данные в таблицах, осуществляемые обычным пользовате­лем, да и к тому же формы значительно ускоряют ввод данных.

Создание форм с помощью мастера форм

Используя мастер форм, можно создавать более гибкие формы, причем непосредственно в процессе в создания можно определить  способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что были заранее определены отношения между этими таблицами и запросами.

Для создания формы с помощью мастера форм выполните следующие действия.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.
2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Другие формы, выбрав в открывшемся меню пункт Мастер форм.

Рис. 11. Мастер форм.

1. В окне Создание форм (рис. 12.) перейдите в область Доступные поля, затем, щелкая мышью на стрелочке, «перегоните» требуемые вам поля в область Выбранные поля, затем щелкните мышью на кнопке Далее.

Рис. 12. Выберите поля, которые будут отображаться в форме.

4. Во втором окне создания форм (рис. 13.) следует выбрать внешний вид вашей будущей формы. Щелкните мышью на кнопке Далее.

Рис. 13. В этом окне выбирается внешний вид создаваемой форме.

5. В следующем окне мастера следует выбрать стиль создаваемой вами формы (рис. 14). Щелкните мышью на кнопке Далее.

Рис. 14. Здесь выбирается стиль создаваемой формы.

6. В завершающем окна мастера (рис. ) следует выбрать переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных (при этом создание формы будет завершено) либо переключатель Изменить макет формы (вы получаете возможность изменить только что созданную форму).

Рис. 15. Выберите завершение создание формы либо ее «тюнинг» в режиме конструктора форм.

7. Установите переключатель Открыт форму для просмотра и ввода данных, после чего щелкните мышью на кнопке Готова. ( рис. )

Рис. 16. Так выглядит форма, созданная с помощью мастера форм.

8. Если выбрать переключатель Изменит макет формы и щелкнуть мышью на кнопке Готово, произойдет переключение в режим конструктора форм (рис. 17.)

Рис. 17. Рабочая среда в режиме конструктора  форм.

76) Конструктор форм. режим формы. режим макета. режим конструктора

Конструктор форм

Перейти в режим конструктора форм проще всего щелчком на соответствующей пик­тограмме, находящейся в нижней правой части рабочего экрана Ассеss 2007.

В этом режиме пользователю предоставляются практически неограниченные воз­можности по созданию форм. После перехода в режим конструктора форм отображается вкладка Конструктор (рис. 18), включающая набор команд, предназначенных для «конструирования» форм.

Рис. 18 . Содержащийся здесь набор команд позволяет вам сконструировать любую форму.

Прежде всего обратите внимание на то, каким образом изменяется рабочий экран Ассеss 2007 в этом режиме (рис. 19).

Как и прежде, в левой части экрана отображается область перехода, обеспечивающая быстрый переход между различными объектами базы данных — формами, таблицами и т.д.

Рис. 19 . Так выглядит рабочий экран в режиме конструктора форм.

В центре рабочего экрана отображается наша форма, разлинованная для упрощения позиционирования отдельных полей.

В правой части рабочего экрана вы видите окно свойств, с которым стоит познако­миться поближе.

• В находящемся в верхней части окна поле списка можно выбрать объект базы дан­ных, свойства которого просматриваются в текущий момент времени — форма или отдельное поле этой же формы.
• В зависимости от вашего выбора изменяется перечень свойств, отображаемый ниже.

Обратите внимание, что перечень свойств отображается на пяти вкладках для удобст­ва их просмотра. Это связано с огромных количеством свойств, так для формы их насчи­тывается около сотни. Если вы хотите просматривать свойства одновременно, выберите вкладку Все (рис. 20).

Рис. 20. Перечень свойств впечатляет, для большин­ства из них лучше оста­вить значения, заданные по умолчанию

А теперь вернемся к инструментальной вкладке, отображаемой в режиме конструкто­ра форм (см. рис. 18).

В группе Представления вы можете выбрать вид рабочего экрана формы.

• Режим формы. Стандартный режим, в котором создаются и редактируются про­стейшие формы. При выборе этого режима отображается вкладка Главная, в левой части рабочего экрана отображается область переходов, а в центральной час­ти — форма со всеми определенными раньше полями.
• Режим макета. В этом режиме, предназначенном для пользователей со средним уровнем подготовки, вы получаете возможность изменять свойства полей фор­мы (отображается окно свойств в правой части рабочего экрана), определять формат полей формы (с помощью группы команд Форматирование на вкладке Формат (рис. 21.) — вы можете выбрать также и условное форматирование — как и в Ехсеl 2007), а также изменить макет формы в целом — группа команд Автоформат. Здесь же доступен ограниченный набор элементов управления, ко­торые используются в составе вашей формы.

Рис. 21. На этой вкладке содержится набор команд, предназначенных для форматирова­ния формы.

• Режим конструктора. Этот режим, предоставляющий наибольшие возможности создания и редактирования форм, предназначен для опытных пользователей.

Команды в группе Шрифт обеспечивают форматирование текста в широких преде­лах — вы можете выбирать (и изменять) размер шрифта, его цвет, выбирать подчеркну­тый текст и т.д.

77) запросы. виды

 Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядычивают, фильтруют, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают. Основная функция запроса – связывание таблиц и отбор данных. Здесь речь идет о возможности связывать между собой данные нескольких таблиц и отбирать их таким образом, чтобы создавать новые временные таблицы с необходимыми сведениями. Эти временные таблицы могут храниться в памяти компьютера или временых файлах. Для этой цели в Access используются запросы, а результирующие временные таблицы называются объектами Recordset. Часто объекты Recordset называют виртуальными таблицами, поскольку они хранят результаты выполнения запросов не в базе данных, а в памяти компьютера. Именно возможность устанавливать связи между таблицами отличает реляционные СУБД от простых приложений для обработки списков, называемых процессорами плоских файлов. Объект Recordset – это не просто объединение данных нескольких таблиц; хранящиеся в нем данные соответствуют определенному критерию отбора. Более того, из одних значений путем вычислений могут быть получены новые.

Большинство СУБД разрешают использовать запросы следующих типов:

• запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных.
• запрос-изменение, предназначенный для перемещения данных или их модификации (добавление, удаление, обнавление записей);
• перекрестный запрос, предназначенный для отображения результатов статистических расчетов (суммы, количества записей, среднего значения), которые группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.
• запрос с параметром – посторно применяют уже существующие запросы, внося при этом незначительные изменения в заданные ранее условия отбора. При выполнении запросов подобного рода Access отображает специальное диалоговое окно, позволяющие пользователю ввести новое условие отбора.

Рассмотрим создание запросов на выборку. Используя запросы на выборку, можно получить отображение данных из базы данных в табличном представлении. Данные для запроса могут поступить из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе режиме конструктора происходит одинаковым образом. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнение результатов запроса.

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результа­ты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве ис­точника записей для формы, отчета или другого запроса.

• 78) этапы оздания простого запроса
• Для создания простого запроса выполните следующие действия.

1. В области переходов выделите таблицу, на основе которой создается запрос.
2. Введите в эту таблицу данные, на основе которых будет создаваться запрос.
3. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Другие, затем щелкните на пиктограмме Мастер запросов.
4. В первом окне мастера Новый запрос (рис. 1) выберите тип запроса, например Простой запрос. Затем щелкните на кнопке ОК.

Рис 1. В этом окне выберите тип создаваемого запроса.

5. В следующем окне «Создание простых запросов» (рис. 2), выберите таблицу, на основе которой создается запрос, затем выберите требуемые поля.

Рис. 2. Выберите таблицу и поля, включае­мые в запрос.

6. В следующем диалоговом окне (рис. 3) выберите режим просмотра отчета либо режим изменения его макета и щелкните на кнопке «Готово».

Рис. 3. Создание запроса  практически завершено.

7. Созданный вами запрос занимает подобающее ему место в центре рабочего экрана (рис 4).

Рис. 4. Так выглядит только что созданный запрос

79) Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной — сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает “конструирование” отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит  незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.
2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.
3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).
4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши <Ctrl+S>. Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый  отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов, который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.
2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые  будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. ), щелкните на кнопке Далее

.Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. В этом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль  отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль  отображения отдельных элементов отчета

80) Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

• Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.
• Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.
• Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
• Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;
• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;
• для просмотра отдельных полей таблицы;
• для выполнения вычислений над значениями полей.